Dossier administratif

TEXTES OFFICIELS

Votre dossier individuel

Le dossier administratif individuel d’un agent public comprend toutes les informations sur sa situation administrative. Il peut être géré sur support électronique. Tout agent peut avoir accès au contenu de son dossier. Le dossier individuel d’un agent public réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative et à l’évolution de sa carrière (état civil, arrêté de nomination, avancement d’échelon…). Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés de manière à en faciliter la consultation. Il est interdit d’y mentionner les opinions ou activités politiques, syndicales ou religieuses. En vertu du secret médical, aucune information sur la santé de l’agent ne doit non plus y figurer. Seules les suites administratives de l’état de santé peuvent apparaître dans le dossier.

Transfert du dossier

– En cas de détachement ou de mise à disposition de l’agent, le dossier reste géré par l’administration d’origine. L’administration d’accueil lui transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition. – En cas de mutation ou d’intégration du fonctionnaire ou d’embauche du contractuel par une autre administration, le dossier est transféré à l’administration d’accueil. – Lors de la cessation de fonction de l’agent, son dossier doit être archivé. Les personnes habilitées et lui-même peuvent y accéder. La durée de conservation varie de 1 à 10 ans selon le type de documents.

Accès de l’agent à son dossier

L’agent peut à tout moment demander, par écrit, à consulter son dossier. Il n’a pas à motiver sa demande. Il peut se faire accompagner par un représentant du personnel FO pour l’aider dans ses démarches et lui expliquer ses droits. Les représentants du personnel FO peuvent également, avec une procuration, consulter pour vous votre dossier, faire les photocopies et établir le procès verbal de consultation. En cas de dématérialisation de son dossier, il est informé des conditions dans lesquelles il peut faire valoir ses droits en matière de traitement des données personnelles. L’agent peut demander la rectification d’une information, le retrait ou l’ajout d’un document à son administration. En cas de coexistence d’un support électronique avec un support papier, la demande d’accès et de rectification est valable pour l’ensemble du dossier, quel qu’en soit le support. L’agent peut demander la copies de son dossier. Si le dossier est sur support électronique, la copie lui est fournie : par envoi à son adresse électronique professionnelle ou par remise d’un support numérique, ou par remise d’une copie sur support papier conforme à l’original. La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail, mais l’agent peut emporter la copie de son dossier pour le consulter chez lui.

L’usage et les modalités d’accès au dossier individuel de l’agent

Le dossier étant personnel, l’administration doit prendre toutes les précautions pour conserver la confidentialité et donc l’accès à des tiers des documents. De façon dématérialisée ou sur place, l’agent a le droit de consulter son dossier à tout moment, sans avoir de motif particulier. Il peut se faire accompagner par une personne de son choix. Il peut à la suite adresser à son administration une demande de rectification. Ce droit de contrôle par l’agent est reconnu par la jurisprudence. La demande doit être formulée par écrit. Lors d’une procédure disciplinaire, l’agent a droit à la communication de son dossier qu’il peut consulter ou obtenir tout ou partie la copie. L’agent doit pouvoir également consulter son dossier en cas de licenciement pour inaptitude physique, pour insuffisance professionnelle, mutation dans l’intérêt du service et comportant un changement de situation de l’agent, retrait d’agrément, fin de détachement sur emploi fonctionnel. En cas de refus confirmé de communication totale ou partielle par l’administration, l’agent peut saisir la Commission d’Accès au Documents Administratifs (CADA). Les membres de la CAP ou de la commission de discipline peuvent également avoir droit à  communication des pièces nécessaires à l’accomplissement de leur mission. En dehors de l’agent, ont seuls accès au dossier les agents en charge de la gestion des dossiers et l’élu en charge du personnel avec une délégation et sont tenus au secret professionnel. Les responsables hiérarchiques, y compris la direction générale des services, n’ont pas le droit d’accès aux dossiers individuels des agents. La gestion du dossier individuel de l’agent est encadrée par de multiples précautions afin de préserver la confidentialité des informations sur la carrière de l’agent. Il s’agit donc d’un document de protection de l’agent et un outil de gestion de ressources humaines. Modèle de lettre de demande